Verstandig IT inkopen

Een paar keer per jaar ruimen we de (voorraad-) kelder uit. Dat wil zeggen dat we de producten die daar staan checken op houdbaarheid, door pubers achtergelaten verpakkingen weghalen en eventueel aanwezig ongedierte opruimen. De producten die achterblijven worden netjes gesorteerd, ook op houdbaarheidsdatum.

Tot mijn grote spijt blijkt regelmatig dat een behoorlijke waarde aan producten (ver) over de houdbaarheidsdatum is en gekozen moet worden voor weggooien. Graag wil ik dit voorkomen, dus wordt er gesproken over inkoopgedrag, daar begint het immers.

Te veel en ongebruikt

We zien ditzelfde fenomeen terug bij organisaties die IT consumeren. Ingekochte capaciteit is vaak te groot (ook in de Public Cloud), softwarelicenties liggen ongebruikt op de plank of de verkeerde licenties zijn aangekocht. Het overeengekomen service level met 99,95% beschikbaarheid, 24 uur per dag en 7 dagen per week support, was niet nodig. Geen enkele medewerker, machine of proces maakt na 20.00 uur of in het weekend gebruik van de systemen.

Zo zijn er nog meer dan voldoende voorbeelden te noemen waarbij organisaties meer dan benodigde IT hebben ingekocht.

Het wordt ook wel verleidelijk gemaakt om meer in te kopen dan je eigenlijk nodig hebt. Het tweede product voor de helft van het geld! Twee voor de prijs van één (sorry, wel bijna over de houdbaarheidsdatum)! Bij de aanschaf van 10 full user licenties het eerste jaar gratis premium support. Platina service level nu voor alle diensten voor slechts 50% van de additionele kosten, bij afname voor alle diensten. Gewiekste verkopers kunnen met behulp van powerpoints, spreadsheets en ander ondersteunend materiaal vaak overtuigend overkomen en de klant over de streep trekken.

Vooruit denken

Thuis hebben we onze inkoopstrategie inmiddels behoorlijk aangepast. Voordat boodschappen worden gedaan wordt eerst de voorraad gecheckt en benodigde producten op een lijstje gezet. De afspraak is om hier strikt aan vast te houden en voilà, de (voorraad-) kelder kent een stuk minder producten die uiteindelijk moeten worden weggegooid vanwege een overschrijding van de houdbaarheidsdatum. Het mooie verder is dat we door soberder in te kopen 30% minder uitgeven aan boodschappen. Tierelantijnen alleen als er een reden is en niet standaard.

Bij de inkoop van IT-producten en/of IT-diensten is dit niet anders. Door het vaststellen van de behoefte, check op noodzaak (eventuele rationalisatie van de vraag) en verwachte benutting kan het boodschappenlijstje worden samengesteld. Door de financiële consequenties van de keuzes nog eens inzichtelijk te maken, kunnen wensen en eisen wellicht nog verder worden bijgesteld. Het uiteindelijke doel is om voordat het externe deel van het inkooptraject wordt gestart een uitgekristalliseerd boodschappenlijstje te hebben. Tijdens het inkooptraject is het zorg dat het lijstje strikt wordt gehanteerd en daar waar nodig wordt gestuurd op schaalbaarheid. Voordat je het door hebt geef je een derde minder uit.

Welke organisatie wil dat nou niet? Data2Decide helpt organisaties bij hun inkoopvraagstukken en geeft gericht ondersteuning bij vaststellen van de behoefte, rationalisatie en inzicht in financiële consequenties.