Langer plezier van je IT-contract

Langer plezier van je IT-contract

Het afsluiten van een goed IT-contract is niet eenvoudig. Het afsluiten van een goed IT-contract waar je tot aan het einde van de looptijd plezier van hebt is nog moeilijker. Belangrijk hierbij is tijdens het inkooptraject duidelijkheid te creëren over wat je (echt) nodig hebt, welke voorwaarden daarbij horen en wat dat ongeveer zal gaan kosten.

Doorgaans wordt er geen gebruik gemaakt van externe, onafhankelijk deskundigheid met betrekking tot prijzen voor IT-diensten en IT-producten, terwijl dat van grote waarde én invloed kan zijn op het programma van eisen, de onderhandelingen en het verdere verloop van het contract.

Als deze deskundigheid wél aan de orde komt, betreft het vaak voor een benchmark één, twee of zelfs drie jaar ná het sluiten van het contract. Wanneer je die informatie tijdens het inkoopproces al gebruikt, kun je vervelende verrassingen tijdens de looptijd van het contract voorkomen en heb je langer plezier van je overeenkomst.

Het vaststellen van een Programma van Eisen

Een inkooptraject begint met het vaststellen van een behoefte, waarna een set van eisen en wensen wordt vastgesteld. Met behulp van marktinformatie maak je inzichtelijk wat de financiële consequenties zijn van deze eisen en wensen. Doorgaans reken je verschillende scenario’s door: door bepaalde parameters te wijzigen, wordt de financiële impact per keuze concreet. Bij voorkeur werk je deze scenario’s uit in samenwerking met een onafhankelijke partij die kennis heeft van de prijzen in de markt: dat geeft je een concreet en onafhankelijk beeld van de (financiële) gevolgen van je eisen en wensen.

Een voorbeeld: Ja, je nieuwe HR-applicatie dient 24 x 7 beschikbaar te zijn. Maar is het erg als dit neerkomt op 95% uptime, in plaats van 99,9%? Dit scheelt behoorlijk in de infrastructuur- en applicatiebeheerkosten. Een goede benchmark maakt dit inzichtelijk.

Uitvraag naar de markt

Zodra duidelijk is met welk scenario je verder wilt, kun je bij potentiële leveranciers de vraag uitzetten: om welke diensten en/of producten gaat het, met welke activiteiten, welke kwaliteit én binnen welk budget (met een onder- en bovengrens).

De informatie die je gebruikt hebt om verschillende scenario’s goed door te rekenen, biedt ook een goede basis waarop leveranciers hun aanbieding financieel kunnen onderbouwen. Door deze transparantie te bieden komt ook de leverancier niet voor verrassingen te staan. Dat geldt overigens ook voor de absolute beoordeling van de aangeboden prijzen: de gemiddelde onder- en bovengrens is hiervoor een mooie maatstaf.

Objectief beoordelen

Wanneer het traject op deze manier wordt opgebouwd, is de klant prima in staat om de aanbiedingen na uitvraag objectief en absoluut te beoordelen vanuit financieel perspectief. Het is overigens goed mogelijk dat leveranciers, ondanks een duidelijk stramien, afwijken in bijvoorbeeld de aangeboden Service Levels of uit te voeren activiteiten. In dat geval is het zonde om de aanbieding op basis van Total Cost of Ownership (TCO) al opzij te schuiven. Een nadere objectieve analyse kan helpen bij de beoordeling. Zo kan een aanbieding met hoge TCO na benchmarking en onderhandeling toch de beste keuze blijken.

Afsluiten van het contract

Het is verstandig om na afronden van de onderhandelingen een check uit te voeren op de prijzen en contractuele afspraken. Zitten leverancier en klant nog op één lijn, zijn er geen vreemde clausules in het contract geslopen én is er een benchmarkclausule, die het mogelijk maakt om elk jaar een benchmark uit te voeren?

Het is goed voor de relatie om elkaar nog een keer te controleren. Dat is niet altijd nodig, maar kan gedoe voorkomen. Het liefst zijn leveranciers gedurende de looptijd van het contract bezig met waar zij goed in zijn, zorgen dat de klant tevreden is en de diensten krijgt die zij nodig heeft tegen de juiste voorwaarden.

Het is altijd goed om na een jaar te onderzoeken of een nieuwe benchmark zinvol is. Met behulp van een korte check op aanpassingen in de uitvoer (volumes, Service Levels, activiteiten) stel je snel en eenvoudig vast of een volledige benchmark nodig is. We geven hier graag uitleg over!